Cómo Priorizar Tareas Usando la Matriz de Eisenhower

Los días tienen la misma cantidad de horas para todo el mundo, pero no te pasa que ves personas que hacen mil cosas y vos sentís que te falta tiempo para todo? Eso es porque no estas priorizando, por eso hoy te voy a enseñar Cómo Priorizar Tareas Usando la Matriz de Eisenhower

 

A mi muchas veces me ha pasado, y son esos momentos que tengo que sentarme y analizar. Hacer una lista de las actividades que estoy realizando (de todo tipo) y evaluar cuáles realmente son las importantes, cuales están alineadas con mis objetivos, y cuáles pueden entrar en la categoría Vampiros del Tiempo

 

 

Establecer prioridades, no es tarea fácil. Aunque en principio debemos analizarlas en base a lo urgente y lo importante. Cada vez que incorporamos, o queremos incorporar una nueva tarea o actividad, simplemente la vamos sumando, y pretendemos hacer todo como si el día tuviera 25, 26 o 27 horas!! Y eso es Imposible!

 

Es por eso que cada vez que decidimos incorporar una nueva actividad, como una actividad física, una capacitación, una rutina de cuidado personal, o ayudar en una institución, por ejemplo; deberemos sentarnos nuevamente, y elegir entre las tareas actuales, cuales podríamos delegar o dejar de hacer, y así poder liberar tiempo para las nuevas actividades.

 

 

 

Eso es establecer un nuevo orden de prioridades en nuestra vida. De lo contrario, pasan los años y nos vamos llenando de tareas, actividades, compromisos y vamos sumando, sumando y sumando sin saber lo que es realmente importante.

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¿Te pusiste a pensar alguna vez en tu orden de prioridades? ¿Te gustaría aprender a priorizar tus actividades?

¿Cómo Priorizar Tareas Usando la Matriz de Eisenhower?

A la hora de planificar, siempre se nos presenta la duda de cuáles son las tareas que debemos agendar y cuales no. Es decir, no sabemos establecer prioridades. Creemos que todo es importante y nos llenamos de cosas, creemos que todo es urgente y andamos a mil… Hoy te voy a enseñar una herramienta de gestión que se llama Matriz de Eisenhower y va a sacarte todas las dudas que tienes sobre el planteo de prioridades.

 

Priorizar es la habilidad de poder determinar qué tareas son importantes para poder cumplir con nuestros objetivos y así poder planificar nuestras actividades. Es muy probable que ya hayas leído algo sobre la Matriz de Eisenhower.

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Hoy te quiero enseñar el método que uso y me funciona para priorizar mis actividades, es decir, definir cuál va a ser el criterio que voy a usar para agregar o no una actividad a mi agenda o al planificador de actividades.

 

 

Dwight David «Ike» Eisenhower fue un militar y político que sirvió como el 34.º presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961.

Y creó una matriz para poder planificar estratégicamente las actividades. La matriz por cierto lleva su nombre y la habrás escuchado como Matriz de Eisenhower, Caja Eisenhower, Matriz Urgente/Importante o Matriz de Administración de Tiempo

 

Es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a distinguir entre las tareas urgentes e importantes para que puedas organizar trabajo de manera eficiente.

 

La misma consiste en un sistema de cuadrantes en donde vamos a clasificar las tareas según dos variables “importancia” y “urgencia” 

Así, simplemente colocando las actividades en estos cuadrantes, y haciéndonos las preguntas: Es Importante? Es Urgente?

 

 

Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante.

Dwight Eisenhower

 

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De esta forma podemos tener cuatro maneras de catalogar, por así decirlo, nuestras actividades.

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#1

Actividades Urgentes e Importantes: son las tareas que se deben hacer ya, las que por su grado de importancia y urgencia, ni siquiera nos dan tiempo a planificar

 

A modo de ejemplo “tu hijo tiene fiebre”… es tu hijo “es importante” tiene fiebre “es urgente”, entonces debes ya llevarlo al médico.

 

Ni siquiera te puedes sentar para revisar cuándo tienes un espacio en tu agenda. Tampoco puedes esperar que haya un espacio en la agenda de su pediatra. Lo llevas al médico de guardia. ¿Se entiende? Este ejemplo realizado en base al plano familiar, nos ayuda a entender en qué medida una tarea es Importante y Urgente en el plano laboral.

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#2

Actividades Importantes y No Urgentes: Estas son las tareas que podemos planificar en la agenda, al no ser urgentes podemos planificarlas y hacerles un espacio con tiempo. ¿Es importante preparar el contenido de las redes sociales para poder cumplir con mis objetivos? Claro que si, pero este contenido, tal cual lo ves ahora se planifica y se prepara casi con un mes de anticipación.

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Puedo planificar las organizaciones, las capacitaciones, en mi caso. O los proyectos a futuro con mucho tiempo de antelación

Si planifico y comienzo antes, lo puedo hacer con tiempo y sobre todo tranquila, aquí es donde deberemos enfocarnos para trabajar.

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#3

Actividades Urgentes pero No Importantes: son estas actividades que tienen que estar terminadas para hoy, o se tienen que realizar ahora, pero no necesariamente requieren de mi presencia, de mi capacidad, o de mi conocimiento. Es posible que sean tareas fáciles, o rutinarias. Y también es posible que se puedan automatizar.

Estas son las tareas que se pueden delegar. Se pueden delegar en personas, se pueden tercerizar o se pueden automatizar con alguna aplicación.

 

Hay cosas que son urgentes, como los envíos de los pedidos de la Tienda Online (y aunque es importante cumplir con los clientes), no es tan importante que los prepare o los entregue yo. Entonces pueden ser preparados por otra persona y pueden ser enviados por una empresa de envíos.

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Aquí es donde debemos ser muy criteriosos/as para ceder esos campos que nos permitan hacer tiempo para cosas más importantes. Esos campos donde si, nuestra mente y todos nuestras recursos deban estar enfocados.

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#4

Actividades No Urgentes y No Importantes: Si estas condiciones se cumplen, creo que aquí no hay mucho para decir, pero igual quédate hasta el final porque viene lo más interesante

Volviendo a las actividades del punto #4 No Importantes, y No Urgentes la idea es eliminarlas.

 

Muchas veces no consideramos esta opción, y cometemos el error de delegar también estas actividades, sobrecargando de trabajo a otras personas del equipo con actividades o tareas, poco productivas, y por qué no, totalmente improductivas. Solo para sentir que el equipo se mantiene siempre ocupado.

 

Podemos ver ahora que sacando de nuestra agenda las actividades o tareas del grupo #3 y #4 podemos liberar suficiente tiempo para trabajar en las actividades tipo #2, las “Actividades Planificadas” que es aquí donde la mayor parte del tiempo debemos trabajar

 

Tenemos el mal concepto de que debemos trabajar en lo Importante y lo Urgente, es decir las actividades del tipo #1 «Urgentes e Importantes» Pero esto nos lleva a sentir que permanentemente estamos “apagando incendios” lo que nos mantiene en un estado constante de cansancio y estrés, que nos impide disfrutar de nuestro trabajo. Para que esto no te suceda, adelántate y planifica!!

 

 

Planificando lo Importante y No Urgente, delegando lo Urgente y No Importante, y eliminando lo No Urgente y lo No Importante, nos va a permitir movernos dentro de un margen de seguridad para que cuando se presenten estas tareas «Importantes y Urgentes » (que por cierto son inevitables, en algún momento) podamos tomarnos este tiempo y realizarlas con tranquilidad.

 

Para luego de solucionadas, poder continuar con la planificación, sin retrasos pero por sobre todo sin culpas.

 

Los planes son inútiles pero la planificación es todo – Dwight Eisenhower

 

Déjame saber en los comentarios en qué zona de la Matriz de Eisenhower sientes que estás trabajando la mayor parte del tiempo. ¿Estás todo el día “apagando incendios”?

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¿Pudiste detectar algunas actividades que se pueden delegar? ¿Y algunas que se pueden eliminar?

 

Porque ser productivo no es hacer más cosas. Sino, hacer las cosas que nos acerquen más rápidamente a nuestros objetivos

 

 

Si aun no viste el artículo sobre cómo planificar tus actividades te recomiendo que vayas volando y lo leas en este link

 

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Hasta nuestro próximo encuentro!