La Técnica Pomodoro, un Sistema Eficiente de Gestión del Tiempo

La Técnica Pomodoro es un sistema sencillo y eficiente de gestión del Tiempo y Productividad, que se aplica para terminar tareas importantes en poco tiempo focalizando y evitando distracciones.

 

 

Su nombre proviene de los temporizadores de cocina con forma de tomate, (tomate en italiano) en el cual fue inspirada. Es una técnica que sirve para mejorar la productividad, llevar un control del tiempo que conlleva realizar determinadas tareas, mejora la capacidad de concentración y contribuye a poner foco para cumplir objetivos.

 

 

Este sistema, simple, pero efectivo, fue creado en los años ’80 por Francesco Cirillo, con la idea de convertir el tiempo en un aliado para conseguir objetivos y mejorar nuestra forma de estudiar y trabajar.

 

¿Quién no ha sentido la ansiedad de enfrentarse a una tarea que ha de estar terminada antes de una fecha límite? En estas circunstancias, ¿Quién no ha sentido la necesidad de posponer la tarea, ha llegado tarde o ha procrastinado? ¿Quién no ha tenido la desagradable sensación de depender del tiempo, de correr de una cita a la siguiente, o de renunciar a lo que le encanta hacer por falta de tiempo?

(Francesco Cirillo, de su libro “La Técnica Pomodoro”)

 

Estas sucesivas situaciones nos llevan a momentos de debilidad en donde perdemos el foco de nuestros objetivos más importantes.

 

Y es allí donde Técnica Pomodoro nos ofrece una formula simple y sencilla para mejorar la productividad. Tanto propia como la de todo un equipo de trabajo. (ya que también es una técnica que se puede aplicar a equipos)

 

Entonces, sin más dilación paso a comentarte la metodología, que por cierto, hace tiempo la vengo aplicando y te digo que realmente funciona:

 

En primer lugar, los elementos necesarios serán solo un temporizador de cocina (cualquiera sea, no necesariamente tiene que tener forma de tomate!) y una planilla donde llevarás el registro de las tareas y “Pomodoros” completados.

 

En la planilla realizarás una lista de las actividades, en función a tus objetivos, que tienes que realizar durante la jornada laboral o de estudio.

Y la técnica consiste en dividir el tiempo el periodos de 25 minutos, a este periodo de tiempo le llamaremos Pomodoro, es decir, colocas el temporizador durante 25 minutos, y comienzas a realizar las tareas.

 

Cuando suena el temporizador realizas una pausa de 5 minutos y luego de la pausa comienzas un nuevo Pomodoro de 25 minutos.

 

Cada cuatro Pomodoros realizarás una pausa de 15 a 30 minutos y luego vuelves a comenzar con otra serie de 4 Pomodoros.

 

 

Los Pomodoros nunca se pueden interrumpir, es decir son periodos de trabajo continuo. En caso de que aparezca una interrupción, como un mail, un mensaje o una persona, deberemos manejar la interrupción de manera que podamos anotar rápidamente la tarea para realizarla luego de finalizar el trabajo que teníamos programado.

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Cuando el Pomodoro suene colocaras una X al lado de la tarea que estabas realizando y comenzarás el periodo de descanso (que puede durar entre 3 a 5 Minutos)

 

Aunque no hayas terminado tu tarea ¡Debes parar! Aunque te parezca que te queda poco tiempo y podrías terminarla en unos minutos más.

 

Justamente en eso consiste la técnica, trabajo/descanso, trabajo/descanso. Posteriormente realizando un análisis de las tareas realizadas y cuántos Pomodoros necesitaste para realizarlas, podrás determinar la cantidad de tiempo (en Pomodoros) necesaria para realizar determinadas actividades.

 

 

Con el tiempo irás perfeccionando la técnica y manejando con mayor destreza las interrupciones imprevistas. Para poder anotarlas y resolverlas más adelante.

 

 

Resumiendo, la Técnica funciona de la siguiente manera:

 

1. Hacer una lista de las tareas a realizar (antes de comenzar)
2. Poner el temporizador (25 minutos)
3. Trabajar hasta que el temporizador suene
4. Hacer una pausa breve (5 minutos)
5. Cada cuatro Pomodoros tomar una pausa más larga (entre 15 y 30 minutos)

 

En los descansos cortos, trata de levantarte, camina, bebe algo. Es muy importante que no te quedes en la misma posición de trabajo. En los períodos de descanso no realices actividades que requieran esfuerzo mental como hablar de trabajo con un/a compañero/a de trabajo, responder un mail importante o realizar una llamada de trabajo que requiera mucha atención.

 

En los descansos largos podrías ordenar la mesa de trabajo, comer algo, tomar un café, revisar la bandeja de entrada (solo por si apareció algo importante de debas agregar a la lista de tareas, pero no para ponerte a trabajar) o descansar simplemente. Es importante que no realices tareas complejas para que la mente pueda descansar y reorganizarse para dar lo mejor en los próximos Pomodoros

 

Durante los Pomodoros trata de suspender las notificaciones o elementos que puedan producir una distracción. En caso de que surja algo muy importante, lo anotarás en una hoja de papel, para realizarlo apenas termines. O si la tarea requiere de algo más de esfuerzo, deberías incluirla en la lista siguiente de tareas a realizar usando nuevamente la Técnica Pomodoro.

 

 

Tal como te comenté al inicio, es una Técnica que he probado y funciona! Sirve para esos días que se juntan muchas tareas administrativas y necesitas mucha concentración. Es una muy buena forma de focalizar sin distracciones.

 

Ayuda a mantener la mente concentrada en una sola tarea la vez y no se siente el cansancio mental. Ya que los pequeños descansos de 5 minutos, son suficientes para despejar la mente y relajar el foco para volver de lleno a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando.

 

Como reglas generales de la técnica:

 

• Si necesitas más de 5-7 Pomodoros para terminar una tarea, debes dividirla en tareas más pequeñas. (Esto lo sabrás con el tiempo y con la práctica, mas adelante)
• Si necesitas menos de un Pomodoro para realizar una tarea, puedes agrupar o juntar con otras tareas más pequeñas.
• Cada vez que un Pomodoro comienza, tiene que terminar, no se puede interrumpir, ni detener. No existe el medio Pomodoro ni el cuarto de Pomodoro.
• Si algo o alguien interrumpe irremediablemente un Pomodoro, este quedará nulo y se deberá comenzar un nuevo Pomodoro al retomar las tareas programadas.
• El Pomodoro siguiente siempre será mejor, y cada vez tendrás mejores resultados
• No debes usar la Técnica para tus actividades de tiempo libre!!!

 

 

 

Es importante que al finalizar la jornada de trabajo hagas un análisis de las tareas terminadas. Cuántos Pomodoros necesitaste para realizar cada tarea, y número de Pomodoros completados. Para que de esa forma puedas familiarizarte con la Técnica y ser cada vez más precisos en la programación de las nuevas actividades para el siguiente día.

 

A medida que comienzas a dominar la Técnica Pomodoro, y comienzas a cumplir tus primeros objetivos, te será mucho más fácil estimar el tiempo necesario para realizar tal o cual actividad y por consiguiente podrás realizar con mucha más certeza cálculos relacionados con costos, honorarios y presupuestos.

 

La Técnica Pomodoro se puede realizar con cualquier timmer de cocina…

y también hay herramientas que te pueden ayudar como las App “BeFocused” o “FocusKeeper” que puedes Instalar en el celular. Aunque al usar el móvil como temporizador, corremos el riesgo de pasar los cinco minutos de descanso atados al móvil y no dando espacio al cerebro para realmente desconectar.

 

Si te sientas a trabajar en el ordenador puedes abrir esta página, das inicio y listo, ya están seteados los Pomodoros y los Descansos https://tomato-timer.com/  “o” https://pomodoro-tracker.com . En esta última se puede realizar el listado de tareas y vas tildando las tareas realizadas

 

Aunque, según el autor, los temporizadores de cocina son los más afectivos, en su página web también puedes usar gratuitamente su aplicación de seguimiento de tareas  https://francescocirillo.com/products/pomodoro-timer-web-app

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También puedes acceder a diferentes tipos de plantillas de Organización y Productividad en el siguiente link. Donde vas a encontrar algunas como el Método Pomodoro, Matriz de Eisenhower, Calendario de Materias, Gestión de Redes y otros:

 

 

Espero lo pongas en práctica ahora mismo y me cuentes si te fue de utilidad tanto como a mí.

 

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Hasta el próximo encuentro!

 

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Fuente: Libro “La Técnica Pomodoro” de Francesco Cirillo

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Apple Books https://books.apple.com/ar/book/la-t%C3%A9cnica-pomodoro/id1489763643