Cómo Lograr una Oficina sin Papeles
Los papeles son los que hacen sentir más agobio en los espacios de trabajo. Pero ¿Es posible manejar una Oficina sin Papeles? Si bien, hay muchos que son necesarios, también hay muchísimos que no lo son. Pero estamos tan acostumbrados, que tenemos la sensación de que los papeles reflejan la cantidad de trabajo. Y consecuentemente, nos sentimos más productivos! Sin embargo, esto no es así.
Y, por el contrario, creemos que una Oficina sin Papeles, no podría funcionar.
En esta oportunidad te quiero comentar sobre algunos Tips que puedes aplicar, en tu oficina o en tu casa, para reducir esa cantidad y de paso, que sea mucho más fácil de organizar y mantener ordenada.
En algún artículo anterior te había comentado sobre Cómo Organizar Papeles y Documentos en Casa
Y, si bien esta metodología de Organización de Papeles y Documentos, también se puede aplicar a las oficinas. Hoy vamos a hacer hincapié en reducir las cantidades. Bajando por un lado el ingreso de papel en la oficina. Y por otra parte, dejar de producir y reducir el que ya tenemos en uso.
Luego, cuando hayas reducido la cantidad de papeles, te será mucho más fácil poder aplicar alguna metodología de orden y gestión documental ya sea con el poco papel que logres o, en lo posible y más recomendado, en digital.
Entonces vamos al grano, y te enumero a continuación algunos TIPS que te pueden ayudar a conseguir una Oficina sin Papeles o al menos, reducir lo innecesario, ya sea si tienes tu oficina en casa o fuera de ella.
#1
Piensa dos veces antes de imprimir: A no ser que seas de las personas que necesariamente tienen que “escribir” sobre papel. Pregúntate, ¿es realmente necesario imprimir esto o aquello? ¿Es importante tener este contenido en papel? Y si lo imprimo ¿Tengo suficiente espacio para guardarlo?
En este caso, y si es realmente necesario, trata de imprimir sobre las dos caras del papel. O deja en una bandeja papeles ya impresos de un lado, para volver a imprimir sobre el dorso. Puedes rotular esta bandeja como “HOJAS PARA BORRADOR”
Otra opción, que puede ayudar es usar papeles de Bagazo de Caña, que también vienen en resmas A4 y sirven para impresoras y fotocopiadoras. Están fabricados con 100% fibra de caña de azúcar, 0% fibra de árbol y 0% de blanqueadores químicos lo que lo hace más amigable con el medio ambiente.
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#2
Reemplaza folletería por suscripciones digitales: La folletería y los catálogos de productos, así como manuales o instructivos. Son una de las cosas que más abundan en las oficinas. Pide a tus proveedores que te envíen catálogos de forma digital en la mayor medida posible. De la misma forma, también tú puedes hacer tu folletería y catálogos digitales para ofrecer a tus clientes. Seguro te lo agradecerán!
#3
Dile NO a las tarjetas de visita: Agenda teléfonos y direcciones de mail en tu teléfono o en tu ordenador y elimina tarjetas de visita. Puedes utilizar algunas aplicaciones como CamCard o CardKeeper que sirven para escanear tarjetas con la cámara de tu móvil y guardar todos los datos directamente en tu lista de contactos. O, puedes escanearlas y guardarlas como imágenes digitales.
Por otra parte piensa que si tu también distribuyes tarjetas de visita o de presentación, puedes reemplazarlas por un Código QR que puedas tener siempre a mano en tu móvil, para que tus clientes puedan escanearlo y acceder a tus redes o a tus datos de contacto.
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#4
Si realizas capacitaciones: Pide a tus mentores que te envíen los apuntes en formato digital, puedes guardarlos bien ordenados en tu disco duro y tenerlas a mano cada vez que necesites consultarlos. O puedes bajarlos también a tu móvil y escucharlos como audio, mientras realizas otras actividades.
Por otra parte, si capacitas a tus colaboradores, empleados o alumnos utiliza la misma metodología de apuntes en formato digital, para mantenerlos siempre actualizados.
#5
Elige siempre un sistema de facturación electrónica: En la medida que tu régimen impositivo te lo permita puedes realizar facturaciones electrónicas y enviarlas por mail o cualquier otro sistema que uses para comunicarte con tus clientes. De la misma manera puedes solicitar a tus proveedores de materiales o servicios, que también lo hagan contigo.
Una Oficina sin Papeles comienza contigo. Esto también aplica para resúmenes bancarios o de tarjetas de crédito y todo tipo de documentación de curso legal que acepte firma digital, ya que tiene el mismo valor legal que el impreso en papel.
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#6
No descartes tu impresora multifunción: Si bien, por una parte, te estoy diciendo que dejes de imprimir. Ahora la función scanner, se puede convertir en tu aliado ideal a la hora de reducir el papel en tu oficina.
Todo se puede digitalizar y tener a mano para cuando se necesite, solo tienes que armar un muy buen sistema nomenclador de archivos, que puede ser por fecha, por proveedores, por clientes, por productos, dependiendo del rubro de tu trabajo.
La forma que mejor me funciona para organizar archivos digitales, es a través de un sistema numérico correlativo en las carpetas principales. Y para el caso de documentos que se repiten mes a mes, el sistema ”aaaa mm dd + nombre del servicio o impuesto” es lo más apropiado para mantener un orden correlativo. Y poder encontrarlos con mayor facilidad.
#7
Una trituradora de documentos te puede ayudar: No solo para asegurarte que la información que contiene el papel que vas a descartar, sea completamente ilegible.
Por otra parte, si te dedicas a la venta de productos frágiles que deban ser embalados cuidadosamente, una trituradora de documentos te será de gran ayuda, todo ese material que descartes de la oficina, te servirá como relleno para ese tipo de envíos. Y de paso le damos una segunda oportunidad al papel.
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#8
Revisa con una determinada frecuencia las carpetas con documentos: Para verificar si encuentras documentos fuera de vigencia, obsoletos o caducados. Tales como, garantías, certificados, impuestos, etc. De esta manera no solo liberarás espacio en los archivadores, sino que también evitaras el polvo que se acumula en ellos. Recuerda que el papel es uno de los pocos elementos que no se puede limpiar con agua, y el polvillo que se acumula sobre ellos atrae ácaros que producen alergias.
Si llegaste hasta aquí, es muy posible que realmente estes interesada en conseguir tu propia oficina sin papeles!
#9
Agendas digitales: Si eres de las que se entusiasma mucho más con lo digital, las agendas digitales son una muy buena opción. Pero no es necesario que te aburras con los calendarios nativos que vienen en tu móvil. Existen otras opciones digitales más divertidas y super personalizables, como los Packs digitales de OneNote para iPad, Android, Surface Pro y PC y portátiles con Windows. Los encuentras en Happydownloads y tienes una pila de opciones para elegir, según tus necesidades!!
Siguiendo estos simples pasos, veras como tu oficina puede pasar del caos al orden en muy poco tiempo.
Me encantaría leerte en los comentarios, si es que ya usas alguno de estos tips o algún otro que podamos agregar, para lograr una Oficina sin Papeles.
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¡Hasta nuestro próximo encuentro!
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2 Comments
Angélica palacio
Muchas gracias por los tips yo soy un desastre en mi oficina, todo lo que leo me ayuda muchísimo.
Saludos
Daniela Acuña
Muchas gracias Angélica por tu comentario! Espero que mis tips te ayuden a mejorar. Recibe muchos cariños!