Cómo Organizar Papeles y Documentos en Casa

Para la mayoría de las personas, cómo organizar papeles y documentos en una casa, es uno de los mayores desafíos al pasar por un proceso de organización. Y corremos el riesgo de perder la batalla, si no contamos con un buen criterio de clasificación.

Parece que nos resistimos a tirar (y me pasa muy seguido). Además, esta categoría incluye tantas cosas que además se hace complicada la organización, y si no tenemos un criterio adecuado podemos morir en el intento…

Es por eso que hoy te voy a contar algunos puntos que son básicos para realizar una clasificación inicial para que el resto sea «pan comido»

Para organizar papeles y documentos debemos conocer antes algunos conceptos

En primer lugar vamos a definir lo que es un documento: “un documento es un papel con que se prueba o acredita una cosa, puede ser un título, una profesión, un contrato, una escritura, una venta o la prestación de un servicio…”

Si podemos entender muy bien esta definición, la tarea de clasificación va a ser mucho más fácil, y esta es la primera clasificación que deberemos realizar.

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Luego, nos debemos preguntar cuáles de todos son realmente los documentos que tenemos en la casa: y veremos que no son tantos!! la mayoría son “papeles” impresos sin valor documental, como folletos, textos, propagandas, sobres, apuntes, fotocopias, bocetos, mails, etc…

Debemos tener en cuenta también que en esta categoría no organizamos recuerdos, como tarjetas, cartas, dibujos o algún otro papel que no cumpla con la definición anterior. Todo lo que sea recuerdo lo dejaremos para organizar y de otra manera muy diferente en una próxima entrega.

En cuanto a la forma mas adecuada para archivar depende de la cantidad, la frecuencia en que se guarde, el tipo de documento que vamos a guardar, y el presupuesto que contamos para armar nuestro archivador.

Pueden ser carpetas de no más de 4 cm, (no recomiendo los biblioratos porque son muy pesados, se deforman con el tiempo, y dificultan la tarea de guardado). Los elementos de archivo deben ser livianos para que la tarea de guardado sea más placentera.

Otros elementos que se pueden utilizar son: carpetas con separadores, carpetas colgantes, o cajas tipo archivo con solapas.

Si hablamos de los que realmente son documentos vamos a clasificar en 4 categorías:

#1️ Documentos Familiares “Únicos”

#2 Documentos Personales

#3 Facturas de Impuestos y Servicios

#4 Manuales y GarantÍas

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Estás lista para emprender esta tarea ???

#1

Documentos Familiares “Únicos”: son los documentos que se emiten una sola vez, como escrituras, contrato de alquiler, pólizas de seguro, libreta de familia, títulos de vehículo, contratos de obra social, familiar o medicina prepaga familiar.

Son los documentos que se emiten una sola vez y deben estar bien identificados y protegidos. Puede ser en carpetas, cajas o archivos, con separadores e identificación.

Debemos evitar las carpetas con ganchos ya que muchos de ellos no se pueden perforar. Son documentos que no se pueden extraviar y deben estar disponibles en caso de urgencia.

identificamos esta carpeta como “Documentos Familiares” o “Vivienda”

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#2️

Documentos Personales (de cada integrante de la familia): aquí encontramos partidas de nacimiento, pasaportes, visas, títulos, diplomas, certificados de estudio, constancias, un detalle de Nros. de cuentas bancarias, fotocopias de DNI, fotocopias de tarjetas de crédito, tarjetas o libretas de salud, clubes y licencia de conducir (para tener acceso rápido en caso de extravío).

Una carpeta identificada con el “nombre” para cada integrante de la familia, es más que suficiente para estos documentos.

Ojo! nada de guardar dibujitos, el boletín de 1er grado o la tarjetita del bautismo!! (en todo caso esas cosas van en la caja de los recuerdos)

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#3️

Facturas de Impuestos y Servicios: estas son las que se van acumulando mes a mes, como impuestos, servicios, recibos de expensas, recibos de alquiler, seguros, telefonía, resúmenes bancarios y de tarjetas de crédito.

Para estos documentos, el sistema digital es lo más adecuado (siempre que realices una muy buena gestión de documentos digitales). Pero en caso de optar por facturas de servicios en papel, la organización de estos comienza con la llegada del sobre a la casa.

Para esto debemos disponer de un lugar destinado a colocar los documentos que ingresan, y ese lugar debe ser conocido por todos los integrantes de la casa y el servicio doméstico.

Le podemos llamar “bandeja de entrada”

Y puede ser una caja, bandeja o recipiente vertical tipo revistero que esté al alcance de todos. Para que cada sobre que llegue pueda ser colocado en ese lugar. Un sobre que llega, no puede estar dando vueltas por toda la casa, y menos si contiene documentación con vencimiento. Desde esta bandeja procederemos a abrir los sobres (tirar inmediatamente sobres, bolsas, publicidades y papeles sin valor documental) y juntar con un clip las facturas “a pagar” o “a archivar”.

Las primeras se pasan al clip “a archivar” luego de realizar el pago correspondiente.

Lugo, para archivar o guardar, cuando los servicios son muchos, lo más practico es el sistema de carpetas colgantes. Vienen algunos pequeños para uso doméstico. Solo se coloca el nuevo comprobante pagado, en la parte de adelante y de esa forma van quedando ordenados, mes a mes (sin necesidad de perforar)

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Cuánto guardamos? todo depende del impuesto o servicio. Deberemos realizar la consulta en cada entidad ya que cada uno tiene sus propias reglamentaciones. Cada vez que se arme una carpeta con un nuevo año, se deberá eliminar la del año que ya se considera obsoleto. (por ejemplo de cinco años atrás o lo que sea necesario en cada país)

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En lo que respecta a los servicios, siempre considero que, si no realizas el pago en un determinado tiempo es muy probable que te lo suspendan. Por lo que no tiene mucho sentido guardar durante años, ya que es imposible mantener una factura impaga durante dos o más meses.

Cuando alquilamos, podemos enviar al locatario cada un año los comprobantes de los impuestos pagos, y nos evitamos la acumulación.

Reducir el ingreso de papel es lo mas recomendable en estos casos.

Y esto es muy fácil: suscribiéndonos al sistema de facturación digital podemos reducir prácticamente el 90% del papel de impuestos y servicios (me animaría a decir el 100%)

Además nos evitamos el papel adicional que recibimos a modo de publicidad con cada envío.

Esto nos permite también realizar el pago digital. Siempre recordar de guardar los comprobantes digitales ordenados en carpetas y siguiendo un orden cronológico.

#4️

Manuales y Garantías: esto es lo que más se guarda y lo que menos se usa, los manuales, además de ocupar mucho espacio, prácticamente ya no se usan, si algún día se necesitan, se descargan directamente desde la web. De hecho muchos o la gran mayoría de los artículos electrónicos o electrodomésticos ya vienen sin manuales y traen un código para descargar digitalmente los manuales.

Para el caso de las garantías, guardamos solo las que están vigentes, en una carpeta identificada con un rótulo “Garantías”

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Siempre teniendo en cuenta que la garantía tenga fecha de compra y lleve el sello del vendedor, si es posible acompañada de la factura de compra. Ya que es muy posible que si falta alguno de estos datos, la garantía carezca de validez.

La forma de mantener esta carpeta es la siguiente: cuando llega una nueva garantía, en el momento de guardarla, aprovechas para revisar si alguna de las anteriores ha expirado. Entonces, la sacamos, la tiramos, ¡¡y listo!!

De esta forma podemos tener fácilmente organizados los documentos familiares, esos que SI son importantes.

El resto, los papeles, tenemos que hacer la vista gorda y comenzar a tirar. Propagandas, publicidades, mails impresos, periódicos, revistas, apuntes que ya sabemos que no vamos a utilizar, tarjetas de visita, que ya lo vimos en el artículo sobre Cómo Organizar un Espacio de Trabajo en Casa

No te compliques la vida, guarda solo lo importante! El resto seguramente son papeles sin importancia. Comenzar a soltar es parte del proceso, quédate con lo realmente importante, y todo lo que puedas pasar a digital, entonces ADELANTE!

Si te ha gustado, te agradezco calificar mi contenido!

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Hasta nuestro próximo encuentro!!