15 Pasos para Planificar tus Actividades

Hoy te voy a mostrar cuáles son los 15 pasos que uso para planificar mis actividades, para no sentirme desbordada…

“Si no estas en tu agenda, estas en la de alguien mas…”

Uno de nuestros mayores enemigos para avanzar con nuestras actividades o proyectos, tanto laborales como personales, es la falta de planificación. Ya sea en un sistema digital, agendas semanales o diarias, un simple anotador, calendarios o planners.

Nada dará resultado si no fijas algunos criterios básicos para organizar tus tareas.

“El tiempo no se gana ni se pierde, se administra”

 

La gestión del tiempo, es dedicar un pequeño espacio de tu día para organizarte de manera eficiente. El tiempo que se dedica a planificar no es tiempo perdido, al contrario, es tiempo invertido que luego se recupera con creces.

 

Dedicar 15 minutos al dia para aplicar estos algunos de estos 15 pasos para planificar tus actividades puede hacer una gran diferencia. Ya sea que elijas llevar una agenda en papel (es lo que mas me gusta) o digital, tener bien claro cuáles son tus objetivos y prioridades puede ayudarte a lograr un manejo eficiente del tiempo que le dedicas a tus actividades, ya sea laborales, familiares o de recreación. Es por ese motivo que en otro artículo del blog hablamos sobre “Qué son los Objetivos SMART y cómo sacarles el mejor provecho”.

Establecer objetivos claros

Ya vimos anteriormente como hacerlo. Es la primera actividad para organizarte. No dejes de escribirlos en las primeras hojas de tu agenda para verlos y focalizarlos cada vez que te sientes a planificar. Eso te ayudará a mantener el foco y así poder plantear actividades para lograrlos.

 

 

Elige el sistema que más se adapte a tus actividades. La mayoría de las tareas que realizamos a diario, aunque sean rutinarias, son más fáciles de cumplir si las realizamos con una buena planificación. Si tu actividad es fuera de casa, o no tienes un lugar de trabajo físico permanente, un sistema digital que puedas sincronizar con tu teléfono móvil, es lo mas recomendable. O una agenda pequeña que no sea tan pesada de llevar.

 

Si cuentas con un escritorio o un espacio de trabajo, se adaptan mejor el papel, agendas, cuadernos, calendarios o planners (todo depende de tu comodidad y el espacio)

 

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Estamos acostumbrados a hacer todo, todos los días, ocupando nuestro tiempo de punta a punta, sin lograr espacios para nuestras actividades personales, ocio o tiempo libre.

Usando la misma metodología que usamos para la organización de objetos, la clasificación o categorización de actividades, nos permitirá despejar nuestra agenda y crear tiempos extra que antes creíamos perdidos.

 

Muchas personas creen que una buena agenda se comienza a escribir a principio de año. Y en el caso de que lleves agendas año a año, eso es lo que me parece ideal.

 

Pero en el caso de que no lleves una agenda, te cueste mucho llevar una, o tus intentos de agenda comienzan llenos a principio de año y terminan vacías en el cuarto mes, el momento de comenzar con una buena metodología de gestión del tiempo es hoy! Y no importa en qué mes estamos. Todo lo que queda del año te servirá de aprendizaje, de habituarte a la metodología, de familiarizarte con lo que es prioritario y lo que no, de afinar el método para que se adapte a tus necesidades. Y solo entonces el año próximo,  comenzarás una nueva agenda al comenzar el año.

 

Mis agendas terminan completas de punta a punta.

Aunque sea fin de semana y no tenga nada que hacer. Agrego un recuerdo, una frase, una etiqueta autoadhesiva o alguna actividad que me recuerde ese día, no me gusta dejar paginas en blanco, hasta escribo en las vacaciones !!

 

 

Pero en una agenda no se trata de ir agregando actividades indiscriminadamente, una agenda eficiente tiene lo justo y se enfoca en objetivos. Si todavía no leíste como plantear de manera eficiente tus objetivos te lo muestro en este artículo: “Qué son los Objetivos SMART y cómo sacarles el mejor provecho”.

 

Ya sea que optes por un planificador tipo agenda prearmado, como las agendas comerciales (en papel), prefieras crear un planificador personalizado usando El Método Bullet Journal o te decidas por alguna metodología digital. En todos los casos deberemos realizar una pre-clasificación de las tareas que vamos a incluir. No es cuestión de ir agregando tareas al “tun tun”, que solo te servirán para convencerte de que son más las tareas anotadas, que las que físicamente puedes realizar.

Hay días en que pretendes hacer de todo,

Un poquito de cada cosa y al final del día sientes que hiciste de todo pero no terminaste nada… suele pasar… Sobre todo cuando sos dueña de tu propio trabajo.

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He buscado muchas formas para organizarme, y se me ocurrió, que de la misma manera que ordenamos y organizamos cosas por categorías, también podemos hacerlo con las actividades, compromisos y tareas. De esa forma crear más espacio en nuestra agenda, así como lo creamos con los espacios de la casa.

 

 

Pero también requiere de una inversión inicial, y es dedicarle algunas horitas para dejar todo ordenado y que el método funcione. De igual forma que lo hacemos con un placard… lo organizamos una vez y luego sólo lo mantenemos!!

Algunos puntos para aprender a planificar y no morir en el intento…

Sigue estos 15 pasos para planificar tus actividades y poner en orden tu agenda. Verás cómo con la práctica, SI funciona!!

 

1. En primer lugar, en una hoja en blanco debemos colocar todas las tareas que realizamos con cierta frecuencia. Por ejemplo. ordenar y archivar facturas, controlar stocks, hacer pedido de mercadería, armar pedidos, enviar encomiendas, facturar, revisar envíos, realizar seguimiento de presupuestos, pagar impuestos y servicios, escribir un post, citas medicas, tareas domesticas, ir al supermercado, gimnasio, lectura, programas de tv, entretenimientos, salidas. Escribe todo lo que haces.
   

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2. Comienza por escribir “todas” las tareas que realizas en tu trabajo o casa. (dije: todas)
   

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3. Luego agrupa por tipo o categoría: puedes clasificar en actividades “administrativas” o “fuera de oficina”, actividades “diarias”, “semanales”, “quincenales” o “mensuales”.
   

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4. Para realizar la primera clasificación, vas a repasar cada una de las tareas haciéndote la siguiente pregunta: Esta tarea o actividad, me acerca a mis objetivos? Ahora entiendes por que mi insistencia en plantear los objetivos en primer lugar.? Esas son las tareas que se debes colocar en tu agenda (luego del siguiente paso)
   

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5. Ahora vas a colocar al lado de cada una la frecuencia que le puedes dar, diaria, semanal, quincenal, mensual, dos/tres veces a la semana… Aquí es donde juega tu ingenio para agrupar tareas de la misma categoría (similares) y tener la certeza de que hay cosas que NO se deben hacer todos los días. Agrupa tareas que sean similares, o que necesites los mismos elementos para realizarlas. Por ejemplo todo lo que es administrativo y de escritorio, lo agrupo en un solo día a la semana, y créeme que es suficiente
   

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6. Luego pasar todo a una agenda que puede ser en papel o digital (que es mucho mas fácil) aunque yo me tomo el tiempo de hacerlo en papel porque me gusta más… siempre colocando un 🔲 antes de la tarea para tildar cuando esté terminado ☑️
   

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7. Agrupando actividades, despejamos tiempo que podemos usar para otras cosas, y vemos como van quedando en la agenda espacios libres para las actividades que son puntuales como médicos, tramites, eventos. En mi caso, una vez al mes se realizan todos los pagos mensuales. Los viernes de cada semana se realizan tareas administrativas como cierre de OC, facturas, actualización de listas, archivo de facturas y ordenes. Y en el resto de los días se van acomodando otras actividades.
   

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8. Una herramienta que puedes utilizar para definir prioridades es la Matriz de Eisenhower, seguramente todas las actividades que colocas en tu agenda no son tan importantes ni tan urgentes. Aprender a manejar esta matriz te ayudará a tomar mejores decisiones.
   

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9. Coloca las tareas más difíciles a primera hora de la mañana, verás cómo el resto del día se hace más ameno. Cuando colocas las tareas más difíciles al final del día, el cerebro se ralentiza tratando de hacer todo más lentamente. De esa forma llegamos al final del día y tenemos la excusa perfecta para decir: -Uy! No tuve tiempo de hacer esto. (en realidad no teníamos muchas ganas de hacerlo, y tu cerebro lo sabe).
   

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10. Utiliza algún símbolo del tipo 🔲 antes de cada tarea para colocar un tilde ☑️ a medida que vas realizando las actividades.
    

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11. Deja espacios de tiempos entre las diferentes tareas, esto te permitirá espacios para imprevistos o para relajarte y despejarte entre una tarea y la siguiente.
    

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12. Aprende a decir NO. Muchas veces pensamos que podemos hacerlo todo. Pero tenemos que entender que decir NO, no es decirle no a una persona, sino a la actividad. Poder separar la actividad de la persona que nos la pide, es el primer paso del aprendizaje.
    

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13. Aprende a identificar los Vampiros del Tiempo. (teléfono, redes sociales, distracciones) esas actividades que sin darnos cuenta nos van quitando de a poquitos minutos que sumados son horas y horas improductivas.
    

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14. Respeta tus horas de sueño y descanso, plantéate cuales van a ser los limites de tu jornada laboral o de estudio. Realiza un corte a una hora determinada y dedícate a tus actividades personales. Sobre todo si eres dueño de tu propia empresa. Ser eficiente no significa, necesariamente más horas de trabajo.
    

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15. Realiza una revisión al final del día, puedes tildar lo realizado y re-programar si es necesario. No te exijas, ni sientas culpa. Pon a prueba el método, tomate unos días y evalúa los resultados, y si es necesario no dudes en cambiar. Prueba otro sistema de categorización, hasta que encuentres el que más se adapte a tus necesidades. Lo más importante es comenzar…

 

 

En la Capacitación sobre Organización Personal y Gestión del Tiempo aprendemos en profundidad esta técnica y otras como “El Método Pomodoro”, “El Metodo Bullet Journal”, “Matriz de Eisenhower”, “Vampiros del Tiempo y cómo detectarlos” y muchas mas!!

Déjame en los comentarios sobre las metodologías o herramientas que te gustaría profundizar.

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Hasta el próximo encuentro!

 

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